Нові правила оформлення документів: зміни за ДСТУ 4163:2020
Набрав чинності новий ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення документів (y тому числі їхніх копій), який замінив попередню редакцію 2003 року.
Норми ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» поширюються на всіх юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
У стандарті вказано нові вимоги до документів незалежно від носія інформації, а саме:
- організаційних:
- положення;
- статути;
- посадові інструкції;
- штатні розписи тощо;
- розпорядчих:
- • постанови;
- • рішення;
- • накази;
- • розпорядження;
- інформаційно-аналітичних:
- акти;
- довідки;
- доповідні записки;
- пояснювальні записки;
- службові листи тощо;
- документів, створених у результаті діяльності різних юридичних осіб:
- державних органів;
- органів місцевого самоврядування;
- установ;
- підприємств;
- організацій тощо.
У стандарті ДСТУ 4163:2020 встановлено:
- склад реквізитів документів
- вимоги до бланків та оформлення документів
- вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах
- вимоги до виготовлення документів
У новій версії стандарту визначено склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації. Так, на відміну від попередньої редакції стандарту реквізит «підпис» має містити:
- найменування посади;
- особистий підпис;
- власне ім’я і прізвище.
Тепер у розшифруванні підпису повинні фігурувати не ініціали, як раніше, а тільки ім’я (повністю).
Крім того, прізвище слід оформлювати великими літерами (наприклад: Іван МИХАЙЛЕНКО) (пункти 5.22, 5.26 ДСТУ 4163:2020).
Недотримання стандарту ДСТУ 4163:2020 під час складання первинних документів та/або засвідчення копій спричинить спори з контролювальними органами, визнання судом таких документів недопустимими доказами.
