Строки зберігання документації СУЯ в організації: що вимагає ДСТУ ISO 9001

Документи з часу створення (надходження до організації) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем формування справ у структурних підрозділах (службі діловодства організації) відповідно до номенклатури справ. Місце зберігання визначається за видом документа. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їхнього видання, а документи щодо їхнього розроблення, погодження тощо – за місцем створення.

Що є документацією СУЯ?

ДСТУ ISO 9001 вимагає управляти документованою інформацією (п. 7.5).

Документована інформація (documented information) – це документ (носій інформації), який потребує управління та підтримки в робочому стані з боку організації. У ДСТУ ISO 15489-1:2018 «Інформація та документація. Керування записами» поняття «управління документами» означає створення, використання, зберігання та знищення документів в організаціях із метою доказу здійснення управлінських функцій (управлінської діяльності).

Згідно з положеннями ДСТУ ISO серії 15489:2018 структура документації СУЯ має об’єднувати документи щодо управління якістю (політика, цілі у сфері якості; документовані методики, робочі інструкції) та управлінські документи організації (накази, розпорядження, протоколи тощо), використовуючи правила сучасного діловодства.

Яким нормативним актом встановлено строки зберігання документації СУЯ в організації?

01.01.2013 набрав чинності Перелік типових документів, що створюються під час діяльності організацій (далі – Перелік), із зазначенням строків зберігання документів. Цей Перелік розроблено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». Перелік включає лише типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, а також документацію, що формується в результаті виробничої діяльності організацій. Цей нормативно-правовий акт призначений для використання всіма установами, підприємствами і організаціями (незалежно від форми власності) та фізичними особами-підприємцями (ФОП). Строки зберігання документів, установлені Переліком, є обов’язковими для всіх установ, підприємств і організацій, а для ФОП Перелік має рекомендаційний характер.

З 16.04.2025 у Перелік були внесені зміни щодо строків зберігання документів із воєнного обліку.

Структура Переліку і порядок його застосування

У Переліку два розділи, в яких документи поділяються на ті, що створюються в управлінській, науково-технічній та виробничій діяльності. Розділи містять глави, які відображають основні напрями діяльності організацій, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Глави поділяються на пункти. Документи в главах і пунктах Переліку розміщено за ступенем значущості їхніх видів і питань, що в них відображаються, у логічній послідовності. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1) та наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об’єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін «документи», а в дужках розкриваються назви основних видів документів, включених до статті.

Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за двома групами організацій.

Група 1

До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи національного архівного фонду (НАФ). Дана група включає організації – джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 цього Переліку. Державні й комунальні організації – джерела формування НАФ – передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

Група 2

Друга група включає організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 цього Переліку.

Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їхній зміст із посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Як поділяють документи за строками зберігання?

Усі документи за строками зберігання поділяються на три групи:

• постійного;
• тривалого (понад 10 років);
• тимчасового зберігання (до 10 років).

Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

Строк зберігання «До ліквідації організації» вказує на те, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі її ліквідації вони підлягають повторній експертизі цінності, і (залежно від її результатів) ті з них, які стосуються прав громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

Відмітка «Доки не мине потреба» свідчить про те, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їхнього зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року.

Як проводиться обчислення строків зберігання документів

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їхнього зберігання. Наприклад, обчислення строку зберігання документа у 2011 р. починається з 1 січня 2012 р. Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проєкту.

Практичний приклад щодо встановлення строків зберігання для документів СУЯ

Документована методика описує порядок здійснення процесу СУЯ для виконання вимог ДСТУ ISO 9001. Ця методика має містити форми для запису інформації, тобто документ, який описує досягнуті результати або свідоцтва діяльності. Саме тому в методиці СУЯ вказують необхідні документи та строки їхнього зберігання.

Методика «Управління закупівлями» описує, як організація має виконати вимоги ДСТУ ISO 9001 (п. 8.4) щодо закупівлі сировини та її постачання. У п. 10.1 («Організація матеріально-технічного постачання») Переліку шукаємо за змістом відповідні документи та встановлюємо для них строки зберігання. Наприклад:

• «Списки постачальників»: строк зберігання – 5 років;
• «Договори, угоди, контракти про постачання/збут, купівлю-продаж продукції»: строк зберігання – 5 років;
• «Акти, висновки про якість продукції та матеріалів (сировини), що надходять»: строк зберігання – 5 років.

Місце зберігання документів в організації

Документи з часу створення (надходження до організації) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем формування справ у структурних підрозділах (службі діловодства організації) відповідно до номенклатури справ. Місце зберігання визначається за видом документа. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їхнього видання, а документи щодо їхнього розроблення, погодження тощо – за місцем створення. Наприклад, журнал реєстрації наказів зберігається у секретаря, а службова записка – у структурному підрозділі, який створює цей документ.

Кожна методика СУЯ повинна мати розділ «строки та місце зберігання документів».

Фрагмент методики «Управління документацією» за розділом «Строки та місце зберігання документів»

№ п / п	Найменування документів	Строки та місце зберігання документів
1	настанова з якості, стандарти організації (СОУ)	5 років – в аудитора
2	журнал реєстрації та обліку видачі копій СОУ	5 років – в аудитора