Інтегрована система менеджменту промислового підприємства: як впровадити онлайн-контроль

Щоб здійснювати онлайн-контроль за ІСМ, необхідно чітко розуміти сутність кожної складової системи менеджменту, контролювати відповідальних за реєстрацію даних стосовно кожної системи, знати де і як знайти потрібну інформацію, як її проаналізувати та які види звітів зробити

Сьогодні питання захисту інформації, забезпечення безперервного бізнесу та сталого розвитку набувають для підприємств особливого значення.

Компанії починають упроваджувати системи менеджменту протидії корупції, системи комплаєнсу та розуміти, як важливо ефективно управляти ризиками. Залежно від виду діяльності та своїх потреб підприємства впроваджують ті чи інші системи менеджменту.

Коли на підприємстві окремо починають працювати кілька різних систем менеджменту, стає не дуже зручно їх контролювати, витрачається більше часу та функціонує багато документів.

Тому, якщо потрібно впровадити більше ніж одну систему менеджменту, використовують так звану інтегровану систему менеджменту (ІСМ). Тобто документи, в яких прописано, яким чином на підприємстві виконуються вимоги відповідних стандартів, що є складовими інтегрованої системи менеджменту, розробляються шляхом об’єднання документів, в яких прописується виконання вимог, що є спільними для стандартів, з документами, в яких описано як виконуються вимоги, властиві кожному з цих стандартів.

Об’єднання систем менеджменту стало зручно робити за версіями стандартів, що випустила ISO з 2015 р. Переважна більшість цих документів має однакову структуру, що складається з 10 розділів. Різниця між стандартами включена у 8-й розділ, а інші: вимоги до контексту, лідерства, планування, забезпечення ресурсами, вимірювання, аналізування, оцінювання та поліпшення систем – практично однакові з невеликими доповненнями по деяких стандартах.

У наш час розвинутих інформаційних технологій будь-яке підприємство може впровадити CRM, СУБД, 1С-підприємство, автоматизовані системи, розроблені конкретно під діяльність підприємства, та інші інструменти. Використовуючи їх керівник підприємства може отримати в будь-який момент інформацію про:

• клієнтів;
• проходження кожного замовлення;
• скарги та рекламації;
• задоволеність клієнтів;
• виконання планів;
• результативність системи;
• будь-яку статистику тощо.

Раніше документація систем менеджменту (тепер правильно казати: задокументована інформація, якою треба управляти) зберігалась переважно на паперових та електронних носіях, а реєстрацію даних – записи (задокументована інформація, яку треба зберігати) деякі підприємства вели в паперовій формі (журнали, протоколи), дехто – в електронній і решта – в обох варіантах.

Тепер практично всі переходять на електронний варіант документообігу. В кожному міжнародному стандарті є вимоги щодо даних, які треба реєструвати. Ці записи є доказами того, що та чи інша система менеджменту функціонує відповідно до вимог певного стандарту. Тобто якщо всі необхідні дані з вказаною періодичністю вводяться в електронній формі, то їх можна контролювати. Треба тільки знати, за якою процедурою і як їх треба проаналізувати та оцінити, використовуючи, наприклад, статистичні методи або просто можливості Excel.

Якщо на підприємстві впроваджується інтегрована система менеджменту, то необхідно призначити відповідального за систему, який досконально знає вимоги стандартів до систем, що входять в інтегровану систему, і розуміє, як перевіряти її результативність та поліпшувати.

У відповідального можуть бути помічники, які конкретно відповідають за кожну з систем, проводять аналіз та оцінювання своєї системи й результати надають відповідальному за ІСМ. Той, своєю чергою, готує загальний звіт щодо ІСМ і надає його вищому керівництву.

Тобто, щоб здійснювати онлайн-контроль за ІСМ, необхідно:

• чітко розуміти сутність кожної складової системи менеджменту;
• контролювати відповідальних за реєстрацію даних стосовно кожної системи;
• знати де і як знайти потрібну інформацію;
• як її проаналізувати;
• які види звітів зробити.

Для здійснення належного онлайн-контролю за ІСМ потрібно брати участь в розробленні ІСМ, мати чітке бачення, які дані й з якою періодичністю, хто та куди повинен заносити, які аналізи треба зробити, які форми звітів можуть знадобитись.

Можна адаптувати вже наявні системи, можна розробити свої процедури або автоматизовану систему. Важливо грамотно побудувати ІСМ, бо якщо буде неправильне ТЗ, то й результат буде не тим, на який очікують.

Практичні приклади

Розглянемо кілька прикладів, щоб переконатися, що гарантією успіху є правильна побудова та впровадження ІСМ – тоді її легко контролювати, в тому числі онлайн.

1. Лідерство

Важливим чинником функціонування результативної та ефективної ІСМ є ставлення вищого керівництва.

Коли топменеджмент зацікавлений у використанні всіх можливостей ІСМ для розвитку бізнесу і своїм прикладом заохочує весь персонал, то створюється команда однодумців і змінюється мислення працівників. ІСМ починає належно працювати, постійно поліпшуватись та збагачуватись новими ідеями.

Загальновідомо: у великих підприємствах на подвір’ї накреслені схеми руху людей і транспорту. На одному з заводів, де функціонує ІСМ (ISO 9001, 14001, 45001), генеральний директор завжди ходив шляхами для персоналу. І жодна людина на заводі ніколи не порушувала це правило. Маленький приклад, але він чітко показує важливість поведінки лідера.

2. Процесний підхід

На кожному підприємстві є основні процеси (ті, що приносять дохід) та допоміжні. Зрозуміло, що основним процесам треба приділяти більше уваги, в тому числі і їх контролю. Саме для цього необхідно вміло користуватись показниками результативності процесів.

Результативність – це досягнення запланованих результатів.

Кожний процес повинен бути результативним. Це означає повне розуміння, яких результатів варто чекати від кожного процесу, щоб:

• розробити систему моніторингу процесів;
• встановити періодичність контролю;
• визначити показники результативності, за якими можна буде зрозуміти, чи здійснюються очікування, чи процес потребує поліпшення.

Показники результативності переважно є вимірними (відсоток браку, зменшення невідповідностей), але можуть бути і якісними (наявність актуального документа).

3. Екологічний аспект

Розглянемо приклад, що свідчить про важливість розуміння сутності впроваджених стандартів і стосується управління екологічними аспектами.

На одному відомому елеваторі доволі часто відбувались проливання палива з транспорту, що завозив або вивозив зерно, на асфальтове покриття. Персонал використовував ганчір’я для прибирання. Асфальт завжди був чистий, і екологічний аспект не розглядався. А куди ж потім забирали це ганчір’я? Його викидали у смітник і далі вивозили на звалище. А це вже контамінація ґрунту, і цей екологічний аспект має накопичувальний ефект.

Хоча контамінація відбувається не на території підприємства, але це продукт його діяльності, який забруднює навколишнє середовище.

4. Внутрішні аудити

Можна здійснювати якісний онлайн-контроль ІСМ, але внутрішні аудити слід проводити на підприємстві.

Під час внутрішнього аудиту можна виявити те, що не буде виявлено у разі онлайн-контролю. Наприклад, одного разу під час перевірки підприємства ознайомилися з інструкцією, де було прописано, що у випадку аварійної ситуації диспетчер повинен надягти протигаз, а потім зателефонувати вищому керівництву.

5. Імітація ситуацій

Дуже корисно використовувати імітацію якоїсь ситуації.

Розглянемо такий приклад. В одному з цехів підприємства містився аміак. Попросили працівника показати, що він буде робити у разі аварійного витікання аміаку. Працівник запустив обладнання і побіг у протилежний кінець цеху, де містилися протигази. Увімкнули секундомір. Якби справді сталася б аварійна ситуація, то він упав би мертвим на половині шляху.

Вимоги міжнародних стандартів щодо постійного поліпшення систем менеджменту, процесів, продукції, послуг та діяльності змушує постійно вчитися, ставати більш креативними, відточувати вміння використовувати всі можливості систем менеджменту.